聚焦科研采购,创新模式为财务结算加速

2022-02-28 浏览次数:260

爱游戏app官方下载与兴业银行紧密协同,设计了一套包含支付结算的综合性解决方案,创新地解决了 “供应商账期长” 这个痛点。


——出自《科技赋能 兴业银行提速数字化转型》

近十年来,爱游戏app官方下载一直秉持“帮助科研人员节约更多时间,专注于科研工作本身”这一初衷,持续为160多所高校提供科研采购服务,不断升级系统,为很多高校优化财务结算流程,大幅度提高了结算效率。


然而,据统计,目前有部分高校因为种种原因仍然沿用传统的结算流程,从线上下单到收货,从单据整理到送交财务部门等,每一步都需要科研人员亲力亲为。“科研试剂采购的特点就是用量少、批次多,我们不得不挤出一部分时间来承担这项繁琐的工作。”南京工业大学化学与分子工程学院的高老师说。

结算过程中,单张发票金额小、批次多,导致票据数量多,让财务部门的工作量骤增,本就繁琐的流程更加“雪上加霜”,而处于整个流程最末端的供应商将面临更长的结算周期。

在为高校提供科研采购系统及服务的十余年间,爱游戏app官方下载研究行业政策,广泛了解和收集各方建议及需求,不断改进解决方案,推出财务结算新模式。该模式的落地,是科研采购行业聚焦科研人员减负、推动付款周期缩短的一个缩影。财务结算模式是如何加快结算流程,减轻科研人员负担的同时又响应了国家《保障中小企业款项支付条例》政策呢?


优化结算流程,

符合国家科研经费管理要求


爱游戏app官方下载将高校的科研采购系统与财务系统深度融合,严格按照国家关于科研经费管理及风险防控的要求设计流程,增设了“审批”“签收”“验货”环节,实现采购全流程闭环管理,保证采购真实性。结算新模式符合行业、财务审核和专项审计检查要求,过程透明、责任明晰、达到了阳光采购的要求。

  • 针对科研人员,彻底将他们从以往琐碎、繁复的工作流程中解放出来,帮助他们节约更多时间专注于实验和科研;

  • 针对财务部门,发票数量的减少及整个报销流程的系统性优化,进一步提高财务部门的工作效率;

  • 针对管理部门,更加清晰地掌握、追溯试剂耗材和经费的动向;

  • 针对供应商,通过回款周期的大幅度缩短,减轻供应商的资金压力,响应国家《保障中小企业款项支付条例》,切实保障供应商的利益。

提升用户体验,

多部门工作效率显著提升


1.免贴发票报销,节约时间专注科研


运用财务结算新模式的高校,科研人员下单后只需要负责现场签收。供应商上传送达凭证,5-7天系统就会自动进入验收自动结算的流程。如有退货,平台联合第三方金融机构,确保7天内退款至原账户。


2.商品签收凭证留痕,管理部门追溯一目了然


供应商在将商品送达后,由科研人员签收,相关凭证由供应商拍照上传至系统内。管理方随时调取查看,确保采购流程全程透明。


3.大幅减少票据数量,财务部门工作压力显著减小


新结算模式,每月集中结算1-2次,避免一单一票造成的问题,解决财务部门工作量巨大的问题,大幅度减轻财务部门的工作压力。


4.订单合并统一开票,保障中小企业定期结算


供应商将多个订单合并开具发票后,财务部门定期结算汇入供应商账户,解决了供应商回款慢、下账难的困扰。


5.备付金管理模式创新,保障高校和供应商利益


改变供应商备付金由平台企业或者高校管理的传统模式,爱游戏app官方下载创新性地引入第三方金融机构——兴业银行,供应商在兴业银行开户并预存备付金托管,保障用户交易顺利进行。此创新模式合法合规,不仅减轻高校管理备付金的压力,解决师生快速退货退款问题,而且更保障了供应商的资金安全及利益。


关于财务结算新模式的Q&A

Q1:结算流程真的很方便吗?可以把时间缩短到多久?

答:是的。科研人员签收商品后,系统自动进入结算流程,最快2周内完成结算,平均1个月完成结算。

Q2:财务对接如何避免经费损失?

答:用户下单后,在系统中直接调取冻结名下的经费,确保专款专用,避免过期无法结算。


Q3:科研人员无需粘贴发票?那怎么报销?

答:平台运营人员负责汇总供应商的发票和单据,统一整理后提交财务部门。


Q4:结算流程中“签收”这一步骤是否可以省略?

答:不可省略。根据高校《实验室化学安全管理实施办法》,危化品在进入实验室之前须由采购人进行签收。


Q5:哪些学校运用了财务结算新模式?

答:目前该模式已经在北京化工大学、北京中医药大学等核心高校上线,并取得了良好的效果,清华大学即将上线。

帮助科研人员节约更多时间、专注于科研工作本身,从来不是一朝一夕的事情,需要驰而不息、久久为功。


我们勇于尝试,一直在探索更高效的结算服务,深入了解法律法规和科研人员的使用习惯及痛点,让他们真正感受到“科研采购,如此简单!”


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